GuidaCome fare un preventivo per un catering, con il margine

• Evento: cliente, data, luogo, orari e numero di coperti.
• Menu: le portate, con le varianti per allergie e intolleranze.
• Bevande, se sono comprese, e come si contano.
• Personale: cuochi, camerieri, ore e chi coordina.
• Extra: noleggi di piatti e tovagliato, allestimenti, trasporto.
• Prezzo totale e per coperto, IVA indicata a parte.
• Condizioni: acconto, data entro cui confermare i coperti definitivi, cosa succede se l'evento si annulla, validità del preventivo.

Il prezzo per coperto "a sentimento" è il modo più rapido per lavorare in perdita. Prima si fa il conto di cosa costa l'evento, poi si decide il prezzo. Un esempio, matrimonio bianchi, cena a buffet per 120 coperti:

Il costo del cibo viene dalle ricette moltiplicate per i coperti: per questo serve conoscere il food cost di ogni piatto. Il prezzo per coperto, 42,00 €, è la conseguenza, non il punto di partenza.

Il margine di un evento è quello che resta del prezzo, IVA esclusa, dopo tutti i costi diretti: cibo, bevande, personale ed extra. Da lì devono uscire anche le spese fisse e l'utile.

Fissa una soglia sotto cui non firmi. In Algrammo il semaforo del margine parte, se non lo cambi, da queste soglie: sotto il 20% il margine è basso, dal 30% in su è buono. Gli eventi piccoli e lontani meritano una soglia più alta: i costi di trasporto e allestimento pesano di più.

Il servizio di catering, come somministrazione di cibi e bevande, va di norma al 10%; noleggi e allestimenti fatturati a parte possono avere un'aliquota diversa. Fai confermare le aliquote dal tuo commercialista e indicale sempre separate dal prezzo.

È prassi chiedere un acconto alla conferma e fissare una data entro cui il cliente comunica i coperti definitivi: da lì in poi gli acquisti sono già fatti.

Il preventivo è una previsione. Il consuntivo ti dice se il margine c'è stato davvero:

Speso in tutto 3.644,00 € invece di 3.412,00 €: il margine reale è 1.396,00 €, il 27,7% invece del 32,3% previsto. Sapere dove si è sforato (qui gli extra non preventivati) è quello che rende giusto il preventivo successivo.